Medewerkers meekrijgen met AI: zo pak je het aan

Begin bij wat je medewerkers nu met AI doen

In veel teams gebruikt een deel van de mensen al AI, en een ander deel nog niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet dat medewerkers AI-tools vaak op eigen initiatief gebruiken, soms tegen de afspraken met de werkgever in. Je start dus zelden bij nul.

Vraag daarom eerst wat mensen nu doen. De AP noemt een enquête onder medewerkers als manier om het kennisniveau bij de start vast te leggen. Houd die kort. Welke tools gebruik je? Voor welke taken? Waar loop je tegenaan? Wat zou je graag willen kunnen?

Met de antwoorden zie je wie al ver is en wie nog moet beginnen. Je ziet ook welke taken in het hele team terugkomen. Daar begin je mee.

Begin klein: een paar taken en een kleine groep

Kies twee of drie taken die veel tijd kosten en vaak terugkomen. Denk aan een standaardmail aan klanten of het verslag van een wekelijks overleg. Laat een kleine groep daar een paar weken mee werken.

Zo leer je snel wat werkt in jouw bedrijf. De groep vindt de valkuilen en de handige prompts. Die deel je daarna met de rest van het team.

Iedereen hoeft niet hetzelfde te leren. Volgens de AP hangt de benodigde kennis af van de rol van een medewerker en van het risico van het AI-systeem. De Europese Commissie schrijft dat verschillende trainingsniveaus passend kunnen zijn. Wie dagelijks met AI werkt, heeft meer nodig dan een collega die er af en toe een vraag aan stelt.

Wijs AI-ambassadeurs aan

Een collega die al handig is met AI, is vaak de beste helpdesk. Wijs één of twee mensen aan die vragen beantwoorden en goede voorbeelden verzamelen.

De Europese Commissie doet dit zelf ook. In haar vragen en antwoorden over AI-geletterdheid beschrijft ze een netwerk van AI Champions dat het gebruik van AI-tools en goede werkwijzen in de organisatie stimuleert. Daarnaast heeft ze een community waar iedereen vragen kan stellen, en een maandelijkse nieuwsbrief met praktische tips.

Voor een mkb-bedrijf kan dat veel kleiner. Bijvoorbeeld:

• Een vast kanaal in je chat-app waar mensen vragen en goede prompts delen.
• Een kwartier in het teamoverleg waarin iemand laat zien wat hij met AI heeft gedaan.
• Een gedeeld document met prompts die goed werken voor jullie taken.
• Een vaste ambassadeur bij wie je terechtkunt als iets niet lukt.

Een aparte functie is niet nodig. De Europese Commissie schrijft dat de AI Act geen specifieke organisatiestructuur verplicht voor AI-geletterdheid.

Plan echte tijd om met AI te oefenen

Een handleiding rondsturen is meestal te weinig. Volgens de Europese Commissie is het vaak niet effectief om alleen te vertrouwen op de gebruiksinstructies van een AI-systeem, of medewerkers te vragen die te lezen. Training en begeleiding die passen bij de kennis van de doelgroep werken beter.

Plan daarom vaste oefentijd, bijvoorbeeld een uur per week in de eerste maand. Laat mensen oefenen met hun eigen taken. Haal namen en andere persoonsgegevens uit het oefenmateriaal. Een training aan het begin helpt om iedereen dezelfde basis te geven. Hoe je die opzet, lees je in AI-training voor je team organiseren.

Maak afspraken voordat iedereen begint

Duidelijke afspraken geven mensen houvast. De AP adviseert organisaties om met medewerkers af te spreken of ze AI-tools mogen gebruiken. Mag het, maak dan duidelijk welke gegevens ze wel en niet mogen invoeren. Zet een medewerker tegen de afspraken in persoonsgegevens in een AI-tool, dan is dat volgens de AP een datalek.

De AP noemt een document "Hoe gaan we om met AI?" als voorbeeld van zo'n maatregel. Houd het kort en concreet. Hoe je dat aanpakt, staat in een AI-beleid opstellen. Welke tools je kiest, lees je in AI-tools kiezen voor je bedrijf.

Bespreek ook wat AI fout doet

Mensen vertrouwen een tool sneller als ze weten waar die tekortschiet. De AP geeft het voorbeeld van een docent die generatieve AI gebruikt voor lesmateriaal. Die moet begrijpen hoe de informatie tot stand komt en dat een AI-systeem vooroordelen en onjuiste informatie kan bevatten.

De Europese Commissie zegt het ook: wie AI gebruikt voor reclameteksten of vertalingen, moet de specifieke risico's kennen, zoals hallucineren. Maak het daarom normaal om uitkomsten te controleren. Laat in een teamoverleg ook eens zien waar AI de mist in ging.

Collega's die zelf niet met AI werken, horen volgens de AP wel te weten dat er AI wordt gebruikt en waarom. Vertel het dus aan het hele team.

Meet wat er verandert en stuur bij

De AP adviseert om regelmatig te bekijken of je doelen gehaald worden, bijvoorbeeld met een jaarlijkse enquête onder medewerkers. Herhaal na een paar maanden de vragen van je eerste enquête. Kijk welke taken nu met AI gaan en waar mensen nog vastlopen.

Houd ook bij wie welke training of begeleiding heeft gehad. Volgens de Europese Commissie volstaat een interne registratie. Een certificaat is niet nodig. Wat artikel 4 precies vraagt, lees je in AI-geletterdheid en de AI Act.

Hulp bij het meekrijgen van je team

SI-bureau geeft AI-training voor medewerkers en teams, met oefeningen uit jullie eigen werk. Trainer is Tarik Eraslan, oprichter van AI Agent B.V. in Amsterdam.

• 1-op-1 training van 3 uur: vanaf €449 ex btw. Geschikt voor een ambassadeur die snel op niveau moet komen.
• Training plus een week digitale ondersteuning via WhatsApp: €850 ex btw.
• Teamtraining vanaf vier personen: via offerte.

De training is op locatie in Amsterdam-Zuid of digitaal via Microsoft Teams. Contact loopt via WhatsApp.